EDMS – dokumentumkezelő

A USER EDMS (Enterprise Document Management System) nagytömegben generált dokumentumok archiválására és az archivált dokumentumok kezelésére kifejlesztett nagyvállalati szintű rendszer.

Töltse le brossúránkat az EDMS-ről!

Előnyei:

• Fizikai háttértáraktól független, rugalmasan bővíthető.
• Igazoltan képes akár százmilliónyi dokumentumot tartalmazó archívum kiszolgálására is.
• Alkalmas nagyméretű dokumentumok tárolására a szegmentált betárolás és visszatöltés segítségével.
• E-mail archiválási lehetőséget tartalmaz (MS Outlook).
• Képes a hitelesített dokumentumok tárolására és kezelésére.
• Kezeli az AFP dokumentum formátumot.
• Platformfüggetlen klienseken és API-n keresztüli elérést is biztosít.

• Metaadat-alapú tárolás és keresés. Az EDMS működésének központi eleme az adatmodell (metamodell). A metamodell segítségével a fizikai háttértáraktól függetlenül, azok korlátait kiküszöbölve lehetséges a dokumentumok metaadat-alapú tárolása és keresése. A metamodell egy leíróadat-tár, amely a metaadatokat (indexeket) tartalmaz. A metamodell számos jellemzőt tartalmazhat, mint pl. formátum, megjeleníthetőség, lehetséges értékkészlet, egy vagy többértékű stb.
• Tetszőleges fizikai háttértárak használata. A dokumentumok több különböző fizikai háttértáron tárolhatók, a felhasználók elől a tényleges tárolási helyet az EDMS elfedi (metaarchívum). Tárolásakor a dokumentumok indexeit az EDMS integrált archívum saját adatbázisába, míg a dokumentum-tartalmakat az adatmodellben rögzített tárolóba továbbítjuk. A tároló lehet fájlrendszer, IBM Spectrum Protect (ex TSM), IBM Content Manager vagy OnDemand, Flashsystem, illetve Oracle RD BMS. Szükség esetén más tárolókhoz is tudunk csatoló komponenseket készíteni, illetve a tárolókba a dokumentumok indexeit is tudjuk továbbítani.
• Dokumentumosztályok. Az archívumba letárolt dokumentumok dokumentumosztályokba sorolhatók. Az osztályok meghatározzák egyrészt a szükséges metaadatok körét, másrészt tartalmazzák a fizikai tárolással kapcsolatos részletes információkat is.
• Dokumentumosztály-hierarchia (aktastruktúra). A rendszer lehetővé teszi dokumentumosztály-hierarchia felépítését is, majd ennek megjelenítését és felhasználását kapcsolódó dokumentumok keresésében. A tárolt dokumentumok közötti kapcsolat lehet alá-fölé, illetve mellérendelt viszony. A dokumentumokhoz megjegyzések is fűzhetők.
• Tetszőleges dokumentum formátum, AFP támogatás. A legelterjedtebb dokumentum archívum formátumok (JPEG, TIFF, PDF) megjelenítése alapértelmezetten támogatott, de további formátumok megjelenítése is megoldható külső alkalmazásokkal. Az EDMS kiemelkedő funkcionalitást tartalmaz a nagytömegben előállított dokumentumok nagyon tömör tárolását lehetővé tevő AFP formátum kezeléséhez is.
• Hitelesített dokumentumok tárolása. Az EDMS hitelesített dokumentumok kezelésével kapcsolatos feladatokat is képes ellátni. Ilyenek például az elektronikus aláírás érvényességének ellenőrzése, a hitelesített dokumentumok csoportos archiválása akár archív időbélyeggel való ellátással együtt is (külső szolgáltató igénybevételével). A megfelelő metaadatok tárolásával megoldható a tanúsítványok lejárata vagy a titkosító algoritmusok kompromittálódása miatti újrahitelesítés is.
• Keresési jogosultság rendszer. A kereshető dokumentumok körét felhasználói szintű sablonokkal lehet meghatározni. A találati listában megjelenő dokumentumokkal végezhető műveleteket rögzített hozzáférési szabályok definiálhatják. A szabályok a felhasználó szerepköre (LDAP csoporttagság), a dokumentum osztálya (üzleti típus) és az adatmodell kialakításakor megadott metaadatok alapján alakíthatók ki.
• Találati listák optimalizált kezelése. A keresés eredményeként kapott táblázatos találati listáknak mindig csak egy része kerül a kliensre.
• Saját kliens alkalmazások és API. A rendszer szolgáltatásai JAVA applet vastag kliens, HTML kliens, illetve csak betöltésre alkalmas Outlook plugin segítségével érhetők el. API-n keresztüli elérés is biztosított teljeskörű webservice felület segítségével (betöltés, keresés, letöltés, indexadatok módosítása, dokumentum-kapcsolatok módosítása).

Az EDMS fejlesztése során mindvégig szem előtt tartottuk azt, hogy az architektúrához szükséges egyes komponenseket (pl. adatbázis, alkalmazás szerverek, tárolók, stb.) rugalmasan, az ügyfél igényeknek megfelelően tudjuk kezelni. Ezért ezen komponensek támogatottsága széleskörű. Mindazonáltal egy elvárt szolgáltatási szintet az IBM által biztosított komponensekkel tudunk vállalni ügyfeleink részére:

• Adatbázis kezelő: Az IBM DB2 egy, az iparágban vezető teljesítménnyel rendelkező, költséghatékony, vállalati szintű relációs adatbázis, nagy rendelkezésre állású megoldásokkal.
• Java Alkalmazásszerver: Az IBM WebSphere Application Server egy nagyon megbízható, biztonságos és rugalmas Java2EE alapú futtatókörnyezet. Ezen felül egy nagymértékben skálázható, vállalatok számára tervezett ki- szolgáló környezettel is bír.
• Tárolási alrendszer: Az IBM Spectrum Protect (ex. Tivoli Storage Manager – TSM) alkalmazásprogramozási interfész (API) az ISP csomag része.Az API segítségével az IBM Spectrum Protect környezetben menthetünk olyan üzleti alkalmazásokat és adatokat, mint például az EDMS. Ezáltal egy rendkívül robosztus és széleskörűen paraméterezhető tároló alrend- szer használatára nyílik lehetőség. A USER sok-sok év üzemeltetési tapasztalatával rendelkezik ezzel a biztonsági mentési megoldással kapcsolatban is.
• Integráció: IBM MQ segítségével egy rendkívül hatékony, megbízható, robosztus és vállalati szintű üzenetküldő szolgáltatás használatára nyílik lehetőség, amely segítségével gyakorlatilag bármilyen iparági standardoknak megfelelő egyéb alkalmazás integrálható.

3.1. FELÉPÍTÉS

A kialakított rendszer többrétegű, kliens-szerver architektúrájú.

3.2. MŰKÖDÉS

• Windows .NET vastag kliens a média állományok és metaadataik felhasználói kezeléséhez.
• Tálca alkalmazásként vagy ablakban futva több forrásmappa változás-monitorozása lehetséges, változás esetén felhasználói értesítés.
• Beépített videólejátszó a nagyfelbontású anyagok megtekintéséhez és szegmentáláshoz.
• Beépített hangrögzítő a hangalámondás és a telefonos interjúk felvételéhez.
• Támogatott protokollok: FTP/FXP, helyi fájlrendszer.
• Társrendszerekből érkező metaadat hozzárendelése videó állományhoz, a beépített struktúrált tallózók és keresőfelületek használatával.
• Automatikus metaadat hozzárendelés fájlnév alapján.
• A társrendszerektől független nyersanyag archiválás metaadat kitöltési lehetőséggel.
• Egy vagy több forrásfájlra tetszőleges számú célba történő másolási/mozgatási folyamat végrehajtása.
• Konfigurációban engedélyezhető munkafolyamat segítő funkciók: cél állományok fájlnév képzése belső és környezeti változók értékéből és verzionálás, lejárati dátumok beállítása, jelzés küldése emailben, metaadatok exportálása specifikus formátumokba.
• Televíziós munkahelyekre kihegyezett médiakezelési sablonok: szerkesztő, szerkesztő-riporter, vágó, adásmegtekintő, adáslebonyolító, grafika.
• Folyamat statisztikák jelentése a szerver felé.
• Közös vágó szoftver projektfájl generálása, megnyitása.

3.3. SZOLGÁLTATÁS-HOZZÁFÉRÉS

Az EDMS szolgáltatásai az EDMS betöltő alkalmazáson, böngészőben futtatható JAVA applet vastagkliensen, HTML alapú kliensen, Outlook plugin-ként megvalósított speciális kliensen, illetve webservice felületen keresztül érhetők el.