A USER EDMS (Enterprise Document Management System) nagytömegben generált dokumentumok archiválására és az archivált dokumentumok kezelésére kifejlesztett nagyvállalati szintű rendszer.

Előnyei:

• Fizikai háttértáraktól független, rugalmasan bővíthető.
• Igazoltan képes akár százmilliónyi dokumentumot tartalmazó archívum kiszolgálására is.
• Alkalmas nagyméretű dokumentumok tárolására a szegmentált betárolás és visszatöltés segítségével.
• E-mail archiválási lehetőséget tartalmaz (MS Outlook).
• Képes a hitelesített dokumentumok tárolására és kezelésére.
• Kezeli az AFP dokumentum formátumot.
• Platformfüggetlen klienseken és API-n keresztüli elérést is biztosít.

• Metaadat-alapú tárolás és keresés. Az EDMS működésének központi eleme az adatmodell (metamodell). A metamodell segítségével a fizikai háttértáraktól függetlenül, azok korlátait kiküszöbölve lehetséges a dokumentumok metaadat-alapú tárolása és keresése. A metamodell egy leíróadat-tár, amely a metaadatokat (indexeket) tartalmaz. A metamodell számos jellemzőt tartalmazhat, mint pl. formátum, megjeleníthetőség, lehetséges értékkészlet, egy vagy többértékű stb.
• Tetszőleges fizikai háttértárak használata. A dokumentumok több különböző fizikai háttértáron tárolhatók, a felhasználók elől a tényleges tárolási helyet az EDMS elfedi (metaarchívum). Tárolásakor a dokumentumok indexeit az EDMS integrált archívum saját adatbázisába, míg a dokumentum-tartalmakat az adatmodellben rögzített tárolóba továbbítjuk. A tároló lehet fájlrendszer, IBM Spectrum Protect (ex TSM), IBM Content Manager vagy OnDemand, Flashsystem, illetve Oracle RD BMS. Szükség esetén más tárolókhoz is tudunk csatoló komponenseket készíteni, illetve a tárolókba a dokumentumok indexeit is tudjuk továbbítani.
• Dokumentumosztályok. Az archívumba letárolt dokumentumok dokumentumosztályokba sorolhatók. Az osztályok meghatározzák egyrészt a szükséges metaadatok körét, másrészt tartalmazzák a fizikai tárolással kapcsolatos részletes információkat is.
• Dokumentumosztály-hierarchia (aktastruktúra). A rendszer lehetővé teszi dokumentumosztály-hierarchia felépítését is, majd ennek megjelenítését és felhasználását kapcsolódó dokumentumok keresésében. A tárolt dokumentumok közötti kapcsolat lehet alá-fölé, illetve mellérendelt viszony. A dokumentumokhoz megjegyzések is fűzhetők.
• Tetszőleges dokumentum formátum, AFP támogatás. A legelterjedtebb dokumentum archívum formátumok (JPEG, TIFF, PDF) megjelenítése alapértelmezetten támogatott, de további formátumok megjelenítése is megoldható külső alkalmazásokkal. Az EDMS kiemelkedő funkcionalitást tartalmaz a nagytömegben előállított dokumentumok nagyon tömör tárolását lehetővé tevő AFP formátum kezeléséhez is.
• Hitelesített dokumentumok tárolása. Az EDMS hitelesített dokumentumok kezelésével kapcsolatos feladatokat is képes ellátni. Ilyenek például az elektronikus aláírás érvényességének ellenőrzése, a hitelesített dokumentumok csoportos archiválása akár archív időbélyeggel való ellátással együtt is (külső szolgáltató igénybevételével). A megfelelő metaadatok tárolásával megoldható a tanúsítványok lejárata vagy a titkosító algoritmusok kompromittálódása miatti újrahitelesítés is.
• Keresési jogosultság rendszer. A kereshető dokumentumok körét felhasználói szintű sablonokkal lehet meghatározni. A találati listában megjelenő dokumentumokkal végezhető műveleteket rögzített hozzáférési szabályok definiálhatják. A szabályok a felhasználó szerepköre (LDAP csoporttagság), a dokumentum osztálya (üzleti típus) és az adatmodell kialakításakor megadott metaadatok alapján alakíthatók ki.
• Találati listák optimalizált kezelése. A keresés eredményeként kapott táblázatos találati listáknak mindig csak egy része kerül a kliensre.
• Saját kliens alkalmazások és API. A rendszer szolgáltatásai JAVA applet vastag kliens, HTML kliens, illetve csak betöltésre alkalmas Outlook plugin segítségével érhetők el. API-n keresztüli elérés is biztosított teljeskörű webservice felület segítségével (betöltés, keresés, letöltés, indexadatok módosítása, dokumentum-kapcsolatok módosítása).

3.1. FELÉPÍTÉS

A kialakított rendszer többrétegű, kliens-szerver architektúrájú.

3.2. MŰKÖDÉS

• Windows .NET vastag kliens a média állományok és metaadataik felhasználói kezeléséhez.
• Tálca alkalmazásként vagy ablakban futva több forrásmappa változás-monitorozása lehetséges, változás esetén felhasználói értesítés.
• Beépített videólejátszó a nagyfelbontású anyagok megtekintéséhez és szegmentáláshoz.
• Beépített hangrögzítő a hangalámondás és a telefonos interjúk felvételéhez.
• Támogatott protokollok: FTP/FXP, helyi fájlrendszer.
• Társrendszerekből érkező metaadat hozzárendelése videó állományhoz, a beépített struktúrált tallózók és keresőfelületek használatával.
• Automatikus metaadat hozzárendelés fájlnév alapján.
• A társrendszerektől független nyersanyag archiválás metaadat kitöltési lehetőséggel.
• Egy vagy több forrásfájlra tetszőleges számú célba történő másolási/mozgatási folyamat végrehajtása.
• Konfigurációban engedélyezhető munkafolyamat segítő funkciók: cél állományok fájlnév képzése belső és környezeti változók értékéből és verzionálás, lejárati dátumok beállítása, jelzés küldése emailben, metaadatok exportálása specifikus formátumokba.
• Televíziós munkahelyekre kihegyezett médiakezelési sablonok: szerkesztő, szerkesztő-riporter, vágó, adásmegtekintő, adáslebonyolító, grafika.
• Folyamat statisztikák jelentése a szerver felé.
• Közös vágó szoftver projektfájl generálása, megnyitása.

3.3. SZOLGÁLTATÁS-HOZZÁFÉRÉS

Az EDMS szolgáltatásai az EDMS betöltő alkalmazáson, böngészőben futtatható JAVA applet vastagkliensen, HTML alapú kliensen, Outlook plugin-ként megvalósított speciális kliensen, illetve webservice felületen keresztül érhetők el.